Quel est le coût réel du secrétariat et du standard téléphonique ?
Dans un environnement où la réactivité est essentielle, un secrétariat efficace et un bon standard téléphonique sont indispensables pour les entreprises. Mais combien cela coûte-t-il vraiment ? Découvrons les facteurs qui influencent ces coûts et comment les optimiser.
Les éléments qui influencent le coût d’un secrétariat ou standard téléphonique
Plusieurs critères entrent en jeu pour évaluer le coût :
- Le volume d’appels : Plus les appels entrants sont nombreux, plus les frais augmentent, surtout si la facturation est basée sur l’usage.
- Les horaires de couverture : Un service actif 24h/24 coûte naturellement plus cher qu’une couverture aux seules heures de bureau.
- La personnalisation du service : Des consignes spécifiques ou une gestion personnalisée des appels augmentent les tarifs.
- Les équipements nécessaires : Un secrétariat interne exige du matériel (ordinateurs, logiciels, téléphones), ce qui représente un coût initial conséquent.
- Les charges sociales : Elles pèsent lourd pour un secrétariat en interne, environ 40 % du salaire brut d’une secrétaire.
Zoom sur les coûts du secrétariat interne et d’un standard téléphonique
Cout Secrétariat :
- Salaire : une secrétaire coûte en moyenne entre 1 800 € et 2 500 € brut/mois.
- Coûts annexes : achat de matériel (ordinateur, ligne téléphonique), espace de bureau dédié et formations.
- Maintenance : logiciels et équipements nécessitent des mises à jour régulières, entraînant des coûts récurrents.
- Formation : Former un employé aux procédures spécifiques peut ajouter un coût significatif, notamment lors de l’embauche.
Comment réduire les coûts de votre secrétariat et standard téléphonique ?
Voici quelques stratégies pour maîtriser vos dépenses :
- Automatisation : Les systèmes de réponse vocale interactive (RVI) permettent de filtrer les appels et de réduire les coûts humains.
- Ajustement des besoins : Identifiez les heures d’affluence pour ajuster vos besoins en couverture téléphonique.
- Centralisation des outils : Utilisez des solutions multifonctions pour limiter les frais d’équipements.
- Externalisation : Faire appel à un prestataire de secrétariat et de standard téléphonique est une solution économique. Vous réduisez les charges liées à l’embauche (salaires, charges sociales, matériel) tout en bénéficiant d’une expertise fiable.
Conclusion
Le coût d’un secrétariat ou d’un standard téléphonique dépend de nombreux facteurs comme le volume d’appels, les horaires de couverture et les besoins techniques. En analysant précisément vos besoins et en explorant des solutions telles que l’externalisation, vous pouvez réduire vos coûts tout en conservant un service de qualité.
Investir dans une gestion optimisée de vos appels, c’est gagner du temps, améliorer votre réactivité et renforcer votre relation client.
Multicall vous accompagne dans cette démarche. Faites le choix de l’efficacité sans les contraintes d’une gestion interne.